In het werk (en privé) worden we continu geconfronteerd met gevaren die verbonden zijn aan de uitvoering van onze taken. De omvang van die gevaren, de mogelijke consequenties en de frequentie ervan bepalen de risico’s van de taken die we uitvoeren.
Taak Risico Analyses (TRA) zijn een belangrijk hulpmiddel ten bate van een veilige uitvoering van taken of activiteiten. Bij het ontwikkelen van een TRA worden de gevaren van een taak systematisch in kaart gebracht en de aanwezige en potentiële risico’s geëvalueerd. De aanpak daarbij is om deze risico’s te elimineren, terug te brengen tot een acceptabel restrisico en dit vervolgens op afdoende wijze te beheersen; hetzij door bestaande procedures; hetzij door specifiek te nemen maatregelen. Een TRA is dus een effectief hulpmiddel bij het identificeren en evalueren van mogelijke arbeidsrisico’s (denk hierbij aan veiligheid, gezondheid en milieu). Een TRA kan worden gebruikt voor analyse van bestaande taken, maar is zeker ook bedoeld voor nieuwe, niet-routinematige taken of werkzaamheden. Het opstellen van een Taak Risico Analyse biedt onder andere het voordeel dat risicovolle onderdelen van een taak vastgelegd worden. De aanwezige of potentiële arbeidsrisico’s van een taak worden geïdentificeerd en er wordt vastgelegd op welke wijze de taak het best (veilig én efficiënt) kan worden uitgevoerd.
Taak selecteren voor analyse
Een Taak Risico Analyse kan voor iedere willekeurige taak op de werkplek worden uitgevoerd. Zelfs een taak die in een handomdraai gerealiseerd kan worden, kan door de omliggende werkomstandigheden risico’s met zich meebrengen. TRA’s dienen te worden ontwikkeld in de werkvoorbereidingsfase. Het is uiteraard niet altijd direct duidelijk welke taken onderworpen moe- ten worden aan een Taak Risico Analyse. Daarom kan men gebruik maken van hulplijsten, zoals een ‘geheugensteun’ met voorbeelden van diverse gevaren die zich zouden kunnen voordoen. Indien een werknemer tot de conclusie komt dat er geen bestaande veiligheidsprocedures beschikbaar zijn om de taak op een veilige manier uit te voeren, zal er meestal een TRA worden opgesteld om de juiste beheersmaatregelen te ontwikkelen. Als de taak vaker wordt uitgevoerd, kan het handig zijn om deze vervolgens vast te leggen in een procedure.
TRA-team
Het TRA-proces is geen middel dat het gemis aan kennis en vaardig- heden van de mens kan opvangen. Het is wel een middel om de aanwezige kennis en vaardigheden gestructureerd op papier te krijgen. Het groepsproces zorgt ervoor dat dit ook zo breed mogelijk wordt gedaan. Dit betekent automatisch dat een TRA nooit uitgevoerd kan worden door één persoon, maar dat er minimaal twee personen in het TRA-team zitting hebben.
Bij voorkeur worden TRA’s dus ontwikkeld in teamverband. Degenen die TRA’s uitvoeren, dienen bekend te zijn met de basistechnieken van risicoanalyses. Daar waar mogelijk moeten degenen die de taken daadwerkelijk uitvoeren ook deelnemen aan de TRA. Het aantal personen dat betrokken is bij de TRA-ontwikkeling, is afhankelijk van de complexiteit van de taak. Het team kan bestaan uit uitvoerenden, operationeel leidinggevenden, veiligheidskundigen en/of andere deskundigen. Hoofdzaak is echter, dat het TRA-team de uitvoerenden direct bij het hele proces betrekt. Het is van belang dat zij begrijpen hoe en waarom TRA’s worden uitgevoerd én welke de beheersmaat- regelen zijn om het werk vervolgens veilig te kunnen uitvoeren.
De uitvoering van de TRA
Als basis voor de analyse dient het TRA-team, zodra een taak is geselecteerd, zich vooraf te oriënteren op de werklocatie om een goede indruk te krijgen van de werkomstandigheden. Indien de uitvoerenden niet bij de uitvoering van de TRA betrokken kunnen worden, dient in de TRA vastgelegd te worden hoe de communicatie naar de medewerkers wordt gerealiseerd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Het is de verantwoordelijkheid van het TRA-team om zich tijdens dit proces te blijven richten op geïdentificeerde risico’s en zich niet te laten verleiden tot een te gedetailleerde aanpak. De TRA moet zich richten op de risicovolle taakstappen en niet op allerlei bijkomende activiteiten. Een ander belangrijk gegeven bij het ontwikkelen van een TRA is het uiteindelijke formaat. Als men zeer gedetailleerd aan de slag gaat, zal dit al snel leiden tot een TRA bestaande uit een groot aantal pagina’s. Het is de verantwoordelijkheid van het TRA-team om de informatie samen te vatten in een TRA van een of twee pagina’s.
Goedkeuring TRA
De definitieve versie van de TRA moet worden goedgekeurd door een verantwoordelijke uitvoerende leidinggevende. Deze zal de kwaliteit van het TRA-proces beoordelen en uiteindelijk zijn goedkeuring geven aan het uitvoeren van de betreffende activiteit overeenkomstig de opgestelde en goedgekeurde TRA. De leidinggevende beoordeelt de TRA op een drietal hoofdpunten, namelijk: 1. Is de TRA uitgevoerd door de juiste persoon en vereiste disciplines? 2. Zijn de beheersmaatregelen afdoende om de geïdentificeerde risico’s te elimineren c.q. te beheersen? 3. Zijn de personen die de taak gaan uitvoeren geïnformeerd over de resultaten van de TRA of is vastgelegd hoe die communicatie gaat plaatsvinden en wie daar verantwoordelijk voor is?
Uitvoerenden
Als de uitvoerenden niet betrokken zijn geweest bij het ontwikkelen van de TRA, stellen zij zich eerst inhoudelijk op de hoogte van de inhoud van de TRA. Vervolgens zorgen ze ervoor dat alle vereiste voorzorgsmaatregelen zijn genomen en/of controleren deze. Deze stap is feitelijk een Laatste Minuut Risico Analyse (LMRA) en is altijd van toepassing vóór aanvang van het werk (óók als er géén TRA is!). Vervolgens voeren zij de taak uit overeenkomstig de beheersmaatregelen zoals vastgesteld in de TRA. Indien uitvoering overeenkomstig de TRA niet mogelijk blijkt, stoppen zij het werk en rapporteren dit aan de verantwoordelijke uitvoerende leidinggevende. Dan dient er een recycle van het TRA-proces plaats te vinden. Als tijdens de uitvoering van een bepaalde taak een incident heeft plaatsgevonden, dan dienen de werkzaamheden uiteraard ook ge- stopt te worden. Na afloop van het karwei volgt een evaluatie met uitvoerenden en de leidinggevende die de TRA heeft vrijgegeven voor uitvoering. In deze bespreking wordt vastgesteld of de uitvoering van de taak volgens plan verlopen is. Indien dit niet zo was, wat is er dan aangepast en welke verbeteringen moet de TRA ondergaan?
Registratie
Om de kennis en ervaring die in de uiteindelijke TRA is verwerkt te behouden en deze beschikbaar te maken voor de gehele organisatie, kan de TRA na evaluatie worden bewaard, bijvoorbeeld in een database. Bij herhaling van de activiteit kan een bestaande TRA opnieuw worden gebruikt, maar dient deze wel te worden geëvalueerd in verband met mogelijke andere gevaren. Het kan zijn dat er nieuwe gevaren worden ontdekt die tijdens een eerdere analyse over het hoofd zijn gezien. Na eventuele herziening moet de TRA opnieuw worden bekrachtigd middels een handtekening van de verantwoordelijke uitvoerende leidinggevende.
Oorspronkelijk gepubliceerd in VCA Actueel september 2008