Voor veel veiligheidsfunctionarissen is het een normale routine: risico's afvinken op een vinklijstje. En als er iets niet in orde is, dan melden ze dat aan de directie. Maar is dat wel een effectieve manier van werken?
Jaren geleden was een veiligheidskundige, laten we hem Piet noemen, ingehuurd als consultant voor een industrieel reinigingsbedrijf. Daar werkten ze met vacumeerwagens, wagens die allerlei (gevaarlijke) stoffen uit o.a. opslagtanks zuigen. “Het gevaar daarbij is dat er statische elektriciteit ontstaat in de slang”, zegt hij “Dus moet je die wagens aarden. En volgens de regels moet dat gebeuren op speciale daarvoor aangewezen plaatsen, deze zitten vaak aan de fundamenten van een installatie. Daar ging het mis. Want de chauffeur had die wagen gewoon geaard aan een rooster.”
Wat moest Piet doen? Nu, hij deed één ding niet. "Vaak werken we met een vinklijstje”, zegt hij. "En daarop noteren ze wat er mis is. Dat lijstje gaat vervolgens naar de projectverantwoordelijke, en de reiniger wordt erop aangesproken. Heel correct, heel formeel - en in dit geval had dat het zeker niet gewerkt."
Want Piet deed iets anders: hij liet zijn vinklijstje in zijn zak en ging met de reiniger in gesprek. "En wat legt die man uit? Hij had dat fundament van de installatie al een paar keer geprobeerd, maar dat bleek helemaal niet te aarden, de groene lamp op zijn wagen ging niet branden. Dat rooster was dus relatief de beste oplossing, de groene lamp brandde dan namelijk wel…. Trouwens, later bleek dat hetzelfde gold voor veel van die andere officiële aardingspunten. Ook die waren defect. Al die fundamenten werden dus onderworpen aan een complete revisie."
Acceptatie
Het verklaart de kritische houding van Piet ten opzichte van vinklijstjes. Volgens hem zijn ze handig, maar vormen ze niet meer dan een hulpmiddel. "Het effect van een maatregel kun je vastleggen in een formule: effect = kwaliteit x acceptatie. Natuurlijk, je kunt constateren dat er een kar staat geparkeerd voor de nooduitgang, en dat kun je aanvinken op je lijstje. Maar dan handel ik als een politieagent; dan neem ik medewerkers niet serieus."
Want iemand die alleen turft, laat volgens Piet een kans liggen. "Waarom vraagt hij niet waarom die kar daar staat. Is er misschien gewoon te weinig ruimte? Of is dit de handigste plek, omdat medewerkers anders veel te ver moeten lopen? Luister in ieder geval naar hun verhaal. Als je daar geen rekening mee houdt, zullen mensen een eventuele verandering ook niet accepteren."
Kokervisie
En er is meer. Want heilige vinklijstjes leiden ook tot een kokervisie. En Piet moet toegeven: die heeft hij ook wel eens geconstateerd bij zichzelf. "Jaren geleden was ik adviseur in een verpleeghuis en daar hadden ze een probleem in de keuken. Zomers werd het daar echt verschrikkelijk heet. Dat losten de medewerkers op door af en toe de deur open te zetten, maar ik legde hun onmiddellijk uit dat dat niet mocht. Door zo'n open deur kunnen immers allerlei insecten naar binnen vliegen. Dus adviseerde ik de directeur drastische maatregelen te nemen: een topkoeling op het dak."
Maar dat was geen goed idee. "Die directeur trok me zowat over zijn bureau, want die oplossing was veel te duur: dan kon hij naar eigen zeggen de tent wel sluiten. Dus heb ik geconcludeerd dat bronbestrijding in dit geval niet mogelijk was. In plaats daarvan hebben we gekozen voor een pragmatische, organisatorische oplossing. Want hoeveel dagen per jaar is het nou zo verschrikkelijk heet? Mensen kunnen bijvoorbeeld ook gewoon wat vroeger beginnen, of in ploegen werken met regelmatige pauzes."
Blinde vlekken
Ten slotte kleeft er nóg een bezwaar tegen vinklijstjes: ze leiden vaak tot blinde vlekken. "Stel, je staat op een bouwplaats en je controleert met je lijstje alle onderdelen van een hijskraan. En alles is dik in orde. Maar dan zie je iemand die pal daarnaast met een vorkheftruck langs komt scheuren. En wat denk je? Dat risico staat niet op je lijstje – en dus wordt het ook niet geregistreerd."
Datzelfde zie je volgens hem ook in het groot. "Kijk naar gevallen waar het echt misging, zoals een paar jaar geleden met die olieramp in de Golf van Mexico. Weet je waarom het betreffende bedrijf die opdracht had gekregen? Omdat ze daar 500 dagen geen ongeval hadden gehad. Dat was dus keurig netjes aangevinkt – maar ondertussen was hun installatie volkomen gammel."
Vragen
Nogmaals, Piet kiest voor een andere oplossing: niet vinken maar vragen. "Waaróm handelt iemand niet volgens de norm? Heeft hij misschien geconstateerd dat het al 30 jaar goed gaat, en dat het effect - als het fout gaat - vrijwel nihil is? Of is het misschien omdat er veel grotere belangen spelen: financiële afwegingen misschien, maar ook verplichtingen op het gebied van milieu? Dit is een kwestie van wikken en wegen, en niet altijd is er een kant-en-klare oplossing. Kies dus altijd voor de dialoog."
Altijd? Nee, niet altijd. Want er zijn natuurlijk ook situaties waar mensen zichzelf in acuut gevaar brengen. Bijvoorbeeld als ze veel te hoog op een ladder klimmen, of niet zijn aangelijnd. Maar, ook dan ga ik geen vinkje zetten op mijn lijstje, dan zorg ik dat het werk direct wordt stilgelegd. Dan volgt er geen dialoog, maar een monoloog: "Je gaat jezelf nu aanlijnen of je kunt vertrekken."
Handig
Bovendien, soms zijn er gevallen waarin zo'n vinklijstje wel nuttig is. "Stel dat ik als adviseur wordt gevraagd over de risico’s met het werken in verontreinigde grond. Ik heb geen idee op welke stoffen ik precies moet letten, en ik heb ook geen aanvullende informatie. Dan bestaat het gevaar dat ik zaken over het hoofd zie, en dan vormt zo'n lijstje zeker een handige aanvulling. Maar nogmaals, dat ‘handig’ is het sleutelwoord: het is handig, maar niet heilig."
Peter Bakker,
Vrij bewerkt vanuit interview met Vakmedianet, oktober 2016