Hoe je meer bereikt als je spreekt over veiligheid met PowerPoint als ondersteuning
Bij veel presentaties over veiligheid wordt PowerPoint gebruikt. Op zich een goed idee. Toch bereikt lang niet iedereen datgene met zijn presentatie wat hij voor ogen had. Herkenbaar?
Een voorbeeld uit de praktijk
Het gebeurt mij regelmatig dat collega-sprekers naar me toe komen nadat ik gesproken heb over hoe je effectiever een presentatie kunt geven. Ze vertellen me dan dat hun PowerPoint niet aansluit bij wat ik hen liet zien en ze verwachten van mij een reactie. Maar wat kan ik zeggen vlak voordat iemand voor de groep gaat staan? Spreek niet? Vaak zeg ik dan zoiets als: Is je boodschap helder, dan zal het wel goed gaan.En toch is dat lang niet altijd het geval. Als je een presentatieprogramma als PowerPoint inzet op een verkeerde manier, loop je het risico dat de communicatie tussen jou en het publiek volledig doodslaat. Dit was ook het geval bij een spreker over een prachtig veiligheidsproduct. Een collega had voor hem de PowerPoint-dia’s gemaakt. De spreker las voor wat er op de dia’s stond. Hij was met zijn aandacht gericht op het scherm. Op geen enkele wijze werd het publiek betrokken bij zijn verhaal. Het resultaat was dan ook dat aan het einde van zijn presentatie niemand naar hem toeging om hem te spreken en dat niemand de moeite nam om zijn mooie product te bekijken.
Voor mij was dit een duidelijk voorbeeld van Death by PowerPoint. Te vaak wordt gedacht dat je een presentatie voorbereidt door het maken van een PowerPoint en dat het publiek wel luistert als je begint met je dia’s. Maar zo werkt het niet. Het maken van je PowerPoint heeft pas zin als je weet wat je gaat vertellen en wat je wilt laten zien. Daarbij is het belangrijk dat je vanaf het begin bedenkt wat je precies wilt bereiken en wie er voor je komen te zitten. Als je een presentatie geeft, ben jij verantwoordelijk voor het betrekken van de toehoorders bij jouw verhaal. Maar hoe doe je dat?
Praktische tips
- Begin krachtig: Bedenk hoe je je toehoorders het bijna onmogelijk kunt maken om niet naar je te luisteren.
- Stel je toehoorders centraal: Laat in alles zien dat jouw publiek ertoe doet. Dit kan je laten doorschemeren in de verhalen die je vertelt en in de afbeeldingen die je laat zien.
- Zorg voor oogcontact: Hoe meer jij contact hebt met je toehoorders, hoe makkelijker zij het contact met jou kunnen onderhouden. Zet je laptop zo neer, dat je zicht op het scherm hebt, zonder het contact met de toehoorders kwijt te raken en gebruik altijd een afstandsbediening.
- Nodig uit tot activiteit: Stel vragen of laat je toehoorders een korte opdracht uitvoeren. Zet de vraag of opdracht op je dia.
- Stuur de aandacht van de toehoorders: Bepaal vooraf exact wat jouw klikmomenten zijn, dus wanneer je een volgende dia laat zien. Wanneer wil je dat ze naar het scherm kijken en hoe pak jij de aandacht weer terug?
- Wees zuinig met woorden: Realiseer je dat mensen niet kunnen lezen en luisteren tegelijkertijd. Staat er veel tekst op jouw dia’s, wees je dan bewust dat de meerderheid van de toehoorders niet zullen horen wat je zegt.
- Maak je dia’s breinvriendelijk: Voorkom dat de dia’s zoekplaatjes worden, waarvan het voor het brein onduidelijk is wat de meerwaarde is. Maak dia’s die voor je toehoorders binnen 3 seconden volledig duidelijk zijn.
- Spreek de ratio én de emotie aan: Doe meer dan alleen het laten zien van de bekende statistieken. Een verhaal of foto raakt mensen en zet meer aan tot actie.
- Beweging trekt de aandacht: Door de inzet van animaties en overgangen binnen PowerPoint kan je de aandacht sturen van het publiek, maar overdrijf niet. De overgang Morphing is bijvoorbeeld heel geschikt als je wilt inzoomen op een deel van een dia.
- Eindig je presentatie vol energie: Een vragenrondje aan het einde van een presentatie, haalt de vaart vaak uit jouw presentatie. Zoek daarvoor een ander moment; al eerder tijdens je presentatie of bijvoorbeeld tijdens een pauze.
Aandacht voor risico’s van het werk
Als je spreekt over veiligheid, komen vaak ook de risico’s van het werk naar voren. Maar, hoe zwaar zet je die risico’s aan? Hoe heftig wil je dat de toehoorders geraakt worden door jouw boodschap? Emotie is goed, omdat het de toehoorders makkelijker maakt om jouw boodschap te onthouden. Teveel emotie werkt niet. Er worden dan systemen in het brein van het publiek geactiveerd die niet op stel en sprong gedeactiveerd kunnen worden. Dit maakt het luisteren en onthouden dan juist weer lastig of zelfs onmogelijk.
Meer bereiken als je spreekt
Wil je meer bereiken als je spreekt over veiligheid met PowerPoint als ondersteuning? Bedenk dan bij alles wat je doet hoe je daadwerkelijk de kans vergroot dat je toehoorders actief luisteren naar jouw verhaal en zich uitgenodigd voelen om echt iets met jouw woorden te gaan doen. Een goede PowerPoint-presentatie voorbereiden gaat verder dan alleen het maken van een PowerPoint. Het gaat vooral over hoe je het publiek kunt betrekken bij jouw verhaal.
PowerPoint is hierbij alleen maar een hulpmiddel. Een krachtig hulpmiddel, mits je het op een goede manier inzet.
FROWA SCHUITEMAKER
Frowa Schuitemaker is van huis uit onderwijskundige.Ze heeft veel (veiligheidsbewustzijns-)trainingen gegeven in de Bouw & Infra. Voor het Nederlands Veiligheidsinstituut is ze kerndocent van de Arbo Masterclass. Samen met Charlotte Schuitemaker heeft ze het boek PowerPoint Intelligentie geschreven. www.PowerfulPresentations.nl
Meer bereiken als je een presentatie geeft?
Bestel dan het boek PowerPoint Intelligentie via BOL.com ISBN: 9789490969226
Kosten: € 29,95 (incl BTW)
‘Als je je PowerPoint als hand-out kunt gebruiken, is het geen goede presentatie’
Zo, die zit! Het frisse en mooi vormgegeven ‘ PowerPoint Intelligentie’ staat bomvol praktische tips. Wat een toegankelijk en uitnodigend boek! Stop met Death by PowerPoint en leer hoe je effect en impact bereikt.’
Peter Steenkamer - Academiebouwer & Oprichter Kr8 Academi
‘Prima praktisch boek over hoe je PowerPoint optimaal kunt inzetten. Veel succesvolle ervaringen van succesvolle sprekers nu beschikbaar voor iedereen die presentaties geeft.’
Robert Benninga - Professioneel spreker & Creator Triple S Methode